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Conheça as "boas
maneiras" no envio de e-mails profissionais
da Folha Online
Com a utilização dos e-mails tornando-se cada vez mais comum no ambiente de
trabalho, é essencial conhecer as boas maneiras no uso desta ferramenta. Caso
contrário, ela pode atrapalhar --e não ajudar, como é a intenção-- a
comunicação entre os internautas.
Segundo uma pesquisa do The Creative Group, as práticas mais irritantes são o
envio de arquivos pesados não-solicitados (29%) e uso da opção
"responder a todos" quando não é necessário (29%). Em seguida vêm
os textos longos (16%) e erros gramaticais (13%).
"Conforme o uso dos e-mails aumenta, torna-se cada vez mais essencial saber
como gerenciá-los. Ao compor uma mensagem, por exemplo, é necessário ser
breve e especificar o que deseja logo no início do texto", afirma Tracey
Fuller, diretora do The Creative Group.
Para ela, é importante que os e-mails sejam sempre leves. "Coloque links
para fotos, para apresentações de PowerPoint ou se ofereça a enviar essas
informações quando requisitado. Muitos profissionais têm caixas de e-mail com
capacidade limitada e os arquivos pesados ocupam espaço."
A especialista também aconselha o uso da opção "responder a todos"
somente quando necessário. "Considere se todas as pessoas da lista vão
aproveitar aqueles dados. Caso a resposta seja negativa, exclua os internautas
que não precisam recebê-los."
Ao elaborar uma mensagem, também é importante ser específico. Em vez de
escrever "Reunião de hoje" no título, opte por "Reunião sobre
a estratégia de marca" --desta forma, fica mais fácil para o destinatário
classificar o e-mail.
Além disso, os textos grandes devem apresentar um resumo com seu conteúdo para
o internauta decidir em pouco tempo se deve ou não ler a mensagem até o fim.
Por último, as mensagens só devem ganhar ícones indicando urgência se forem
compatíveis com essa classificação.
O estudo do The Creative Group considera respostas de 250 executivos
norte-americanos que trabalham na área de propaganda e marketing.
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