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Fazer as coisas mais fáceis é o valor da simplicidade, diz especialista dos
EUA
São Paulo, 24 de março (Portal EXAME) - Apenas 10% dos
entrevistados ouvidos pelo Jensen Group concordam que sua empresa respeita e vê
o tempo do funcionário como um patrimônio que merece investimento e atenção.
É o pior índice apurado numa recente pesquisa conduzida pela consultoria.
Leia, a seguir, a entrevista exclusiva de Bill Jensen à EXAME,
presidente do Jensen Group, consultoria americana especializada em simplificação
no mundo do trabalho. Entre seus clientes figuram o laboratório Merck, a
Duracell e a DisneyWorld.
Aonde, quando e por que a complexidade cresceu? Por que as companhias devem
abandonar seu atual rumo para trocar de negócio?
Bill Jensen - Há mais de dez anos, tenho feito pesquisas sobre a
complexidade no trabalho e como fazer com que as coisas fiquem mais simples no
ambiente profissional. Minha pesquisa “À Procura da Simplicidade”, envolveu
de mais de 350 000 pessoas de 17 países, desde 1992.
Uma das nossas primeiras metas foi a derrubada dos mitos sobre mudança. O que nós
descobrimos foi que, para a maioria das pessoas, mudanças constantes não
representam um problema real. O que então representa? Choque do futuro. No começo
dos anos 70, Alvin Toffer escreveu um livro com esse título. Ele define choque
do futuro como uma “sobrecarga cognitiva e decisória”. Basicamente o que nós
descobrimos foi que o déficit de atenção, a sobrecarga de atenção e a
inabilidade de processar rapidamente diversos tipos informação estão forçando
as pessoas a voltarem a adotar velhos comportamentos. Isso é mais fácil para
pessoas que já possuem os velhos hábitos do que para as que estão acostumadas
com mudanças.
Isso nos conduz a uma definição universal de trabalho como a descoberta do que
fazer com tempo e atenção finitos e infinita quantidade de informação e
escolhas.
Essa é a complexidade que tem explodido exponencialmente: mesmo com planos,
estruturas e comunicações apertadas, as pessoas estão se esforçando para
descobrir o que merece atenção e o que pode ser ignorado. Eles estão se esforçando
na batalha diária entre o urgente e o verdadeiramente importante. E na maioria
das vezes, o urgente vence.
Além disso, nós consideramos que o ambiente de trabalho e a comunicação são
essenciais se os executivos desejam afetar comportamentos. Uma das principais
descobertas da nossa pesquisa foi que a facilidade de utilização e a redução
do tempo gasto são iguais -– e às vezes mais importantes do que-- o
reconhecimento, a inclusão, as penalidades e hierarquia nas suas habilidade
para dirigir o comportamento humano.
Quais são as principais vantagens da simplicidade hoje para as companhias?
Como se pode provar essas vantagens? Como o “custo complexidade” pode ser
mensurado?
Implementação. Esse é o verdadeiro valor da simplicidade. Na maioria dos espaços
de trabalho, as tarefas e soluções que devem ser seqüenciais são
interconectadas, complicadas e com funções sobrepostas.
Na simplicidade, eu foquei principalmente em comunicação, porque é onde a média
dos trabalhadores podem obter um resultado mais significativo em fazer coisas
mais simples e claras.
Mas no meu livro, Work 2.0, eu coloquei a simplicidade num outro nível. Eu
falei sobre a disciplina como sendo o centro em praticamente tudo, de
treinamento e desenvolvimento a processos e ferramentas para o fluxo de informação.
O valor da simplicidade é simples: fazer as coisas mais fáceis para que as
pessoas produzam mais e toda a empresa realize as coisas melhor e mais rápido
todos os dias.
Desse conceito básico, nós desenvolvemos o “Índice SimplerWork”: um modo
para que os executivos sigam a simplicidade dentro da sua organização e
aumentem a eficácia de seus sistemas.
O Índice tem seis categorias:
1. Competir na transparência
2. Navegação
3. Satisfação
4. Aplicação
5. Velocidade
6. Tempo
Para ser honesto, porque a maioria das companhias não estão pensando nesses
termos, o resultado médio desse índice é muito ruim. Com mais de 200 empresas
no índice, Competir na Transparência obteve a melhor pontuação e respeito
pelos empregados a pior. Mesmo assim os índices não foram nada bons.
O caminho para as companhias melhorarem estes números relaciona-se diretamente
à implementação da eficácia e da eficiência. Tornando mais fácil para as
pessoas encontrar quem e o que necessitam, uma companhia pode atingir seus
objetivos mais elevados da produtividade. Tornando mais fácil usar as
ferramentas das companhias, a produtividade dos empregados cresce.
Agora, deixe-me ser extremamente sincero sobre o papel de fazer coisas mais
simples no meio ou após cenários econômicos difíceis. O que eu estou falando
é sobre disciplina da liderança. Estudando como coisas de fato ocorrem dentro
das empresas em vez de como nós queremos que elas aconteçam. Estudando como o
trabalho realmente começa a ser feito, em vez de apenas planejar como fazer.
Isto eleva nossa discussão sobre simplicidade. Eu freqüentemente descrevo-a
como a disciplina do senso comum. Essa disciplina pode precisar de coragem.
Coragem para olhar sua companhia da perspectiva dos empregados e coragem para
negociar com o que você vê.
Eu chamo de extrema liderança. Hoje, nós necessitamos de líderes que estejam
dispostos a "tratarem de suas unhas sujas." Que estejam dispostos a
experimentar seus sistemas, ferramentas e processos sob a perspectiva do usuário.
Eu tenho visto algumas dessas companhias: parte IBM; Colruyt, uma loja de
departamento belga; Trilogy Software; Cisco. Há as companhias que estão
desenvolvendo e criando grandes líderes. Mas, eu admito, elas são exceções.
Nós necessitamos muito mais os líderes que estejam dispostos a praticar uma
empatia disciplinada. Fazendo o mais fácil para que todos trabalhem melhor e não
apenas mais.
Genericamente falando, você pode nos dar alguns exemplos de como implementar
a simplicidade na vida de nossas companhias?
Primeiramente, é preciso saber o que cada individuo pode fazer
independentemente da função do seu cargo. Isso é focar em comunicação.
Pratique “empatia disciplinada” em tudo: em como você escreve emails, como
você deixa recados na secretária eletrônica, como você conduz reuniões etc.
Pergunte-se simplesmente, "como isso vai soar na perspectiva deles?"
Você ficará espantado com o que vai descobrir.
Em segundo lugar, para executivos sênior, estão aqui quatro pontos:
1. Procure dois mentores –um com a metade da sua idade, e outro com o
dobro. O que está por trás da simplicidade é a democratização da informação
e colocar o usuário no centro de tudo o que você faz.
2. Pergunte-se:"Eu estou realmente olhando as tarefas das pessoas sob a
perspectiva dos meus funcionários e não apenas da empresa?”
3. Pergunte a sua equipe sênior: "Estamos fazendo o bastante para
fazer com que as coisas sejam fáceis para todos realizarem um grande
trabalho?”
4. Experimente os sistemas ferramentas e processos da companhia sob a
perspectiva dos empregados.
Explorando cada um desses pontos, você criará um ambiente de trabalho muito
mais simples!
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